Fundacja
Inicjatyw
Lokalnych

Szkolenia, projekty, doradztwo,
biznesplany, strategie

Ogólne
Zproszenie do złożenia oferty na przeprowadzenie warsztatów dotyczacych współpracy JST z NGO
2014-04-01

 

Kod CPV:  8050000-9  Usługi szkoleniowe

Zamówienie związane jest z realizacją projektu „Wspólnie działamy. Poprawa współpracy samorządów z organizacjami pozarządowymi w celu podniesienia jakości życia mieszkańców wspólnot samorządowych” współfinansowanego ze środków Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

 

I. Tryb postępowania o udzielenie zamówienia

1. Postępowanie prowadzone jest w formie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności, dot. zamówień udzielanych w ramach projektów finansowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty wynikającej z „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki”, w rozdziale dotyczącym konkurencyjności.

2. Do postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, 984, 1047 i 1473).

3.Zapytanie zostało zamieszczone również na stronie internetowej Zamawiającego www.fil.lublin.pl oraz w siedzibie Zamawiającego: ul. Obłońska 20, 22-100 Chełm.

4. Zamawiający podpisze z wybranym Wykonawcą umowę na wykonanie usługi.

 

II. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie warsztatów z zakresu:

Cz. I.   Współtworzenie przez jst i ngo strategii i programów realizacji polityk publicznych – 3 edycje;

Cz. II.   Konsultacje społeczne – 3 edycje;

Cz. III.  Współpraca jst i ngo przy wdrażaniu polityk publicznych – 3 edycje;

Cz. IV.  Realizacja zadań publicznych z wykorzystaniem form finansowych – 3 edycje;

Cz. V.   Procedury realizacji niefinansowej współpracy jst i ngo – 3 edycje;

Cz. VI.  System wspierania inicjatyw obywatelskich i ngo – 3 edycje;

Cz. VII. Wspieranie procesów integracji sektora ngo – 3 edycje;

zgodnie z poniższymi warunkami:

1.  Warsztaty powinny zostać przeprowadzone w oparciu o Model współpracy administracji publicznej i organizacji pozarządowych wypracowany w ramach projektu „Model współpracy administracji publicznej i organizacji pozarządowych – wypracowanie i upowszechnianie standardów współpracy”  dostępny na stronie Internetowej Departamentu Pożytku Publicznego www.pokl541.pozytek.gov.pl

2.    Ramowy program warsztatów powinien zawierać:

Cz. I.  Współtworzenie przez jst i ngo strategii i programów realizacji polityk publicznych

(w programie m.in.: procedura i schemat tworzenia dokumentów planistycznych, realizacja strategii i programów, wieloletnie programy współpracy z ngo, procedura tworzenia i konsultacji dokumentów planistycznych);

Cz. II.  Konsultacje społeczne

(w programie m.in.: formy konsultacji, zasady, procedury przeprowadzania konsultacji, wyniki, ewaluacja);

Cz. III.  Współpraca jst i ngo przy wdrażaniu polityk publicznych

(w programie m.in.: kanały komunikacji, programy współpracy, grupy robocze, partnerstwa).

Cz. IV.  Realizacja zadań publicznych z wykorzystaniem form finansowych

(w programie m.in.: powierzanie/wsparcie realizacji zadań publicznych, standardy realizacji zadań/usług, umowy wieloletnie, stosowanie regrantingu, system monitoringu i oceny realizacji zadań);

Cz. V.  Procedury realizacji niefinansowej współpracy jst i ngo

(w programie m.in.: udostępnianie zasobów infrastruktury promocyjnej jst, udzielanie patronatów, pomoc merytoryczna przy realizacji zadań, zespoły koordynujące).

Cz. VI.  System wspierania inicjatyw obywatelskich i ngo

(w programie m.in.: wsparcie instytucjonalne, szkoleniowo – doradcze, animacyjne, informacyjno – promocyjne, finansowe, ośrodki wsparcia);

Cz. VII. Wspieranie procesów integracji sektora ngo

(w programie m.in.: organizacja spotkań branżowych i problemowych (w programie m.in.: organizacja spotkań branżowych i problemowych z ngo, włączenie ngo we współorganizowanie wydarzeń lokalnych, powołanie RDPP).

 

3.  Oferent zobowiązany będzie do opracowania szczegółowego programu/ów warsztatów oraz przekazania go/ich Zamawiającemu na 7 dni przed rozpoczęciem 1 edycji warsztatów w celu zatwierdzenia przez Koordynatora projektu.

4.    Liczba przeprowadzonych warsztatów: 3 edycje/ dotyczy każdego zakresu warsztatów;

5.    Liczba godzin warsztatów: 24 godziny dydaktyczne/dotyczy każdego zakresu warsztatów;

6.    Godzina dydaktyczna liczy 45 minut.

7.    Przewidywany termin realizacji warsztatów:

Cz. I.     Współtworzenie przez jst i ngo strategii i programów realizacji polityk publicznych –

IV.2014 – III.2015;

Cz. II.    Konsultacje społeczne IV.2014 – III.2015;

Cz. III.  Współpraca jst i ngo przy wdrażaniu polityk publicznych IV.2014 – III.2015;

Cz. IV.   Realizacja zadań publicznych z wykorzystaniem form finansowych IV.2014 – XII.2014;

Cz. V.    Procedury realizacji niefinansowej współpracy jst i ngo - IV.2014 – XII.2014;

Cz. VI.   System wspierania inicjatyw obywatelskich i ngo - V.2014  - XII.2014;

Cz. VII. Wspieranie procesów integracji sektora ngo - V.2014  - XII.2014

(szczegółowy Harmonogram świadczenia usług zostanie ustalony indywidualnie z wybranym

Oferentem).

8.  Warsztaty będą realizowane w systemie dziennym w trakcie 3 następujących po sobie dni

warsztatowych, od poniedziałku do piątku.

9.  Liczebność grupy szkoleniowej: średnio 10 osób.

10.  Miejsce realizacji zamówienia: województwo lubelskie.

11.  Odbiorcy usługi: pracownicy JST oraz przedstawiciele NGO z terenu województwa lubelskiego.

12.  Salę na zajęcia warsztatowe, zakwaterowanie oraz catering dla uczestników/ ek warsztatów, ubezpieczenie NNW uczestników warsztatów, dokumentację warsztatową oraz materiały piśmiennicze zapewnia Zamawiający.

13. Zamawiający nie pokrywa kosztów dojazdu, zakwaterowania i wyżywienia realizujących zamówienie.

14.  Na 7 dni przed planowanym rozpoczęciem poszczególnego szkolenia Oferent, któremu udzielone

zostanie Zamówienie, przekaże zamawiającemu komplet materiałów warsztatowych (w wersji

elektronicznej) w celu zatwierdzenia przez Koordynatora projektu.

15.  Oferent zobowiązany jest do zamieszczenia na materiałach logotypów Unii Europejskiej i POKL

oraz informacji o współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej w ramach EFS –

oznakowania zgodnie z obowiązującymi Wytycznymi.

 

III.Warunki udziału w postępowaniu:

W postępowaniu mogą uczestniczyć Oferenci, którzy łącznie spełniają niżej wymienione warunki:

1.   Z uwagi na zapisy we wniosku o dofinansowanie projektu, do udziału w niniejszej procedurze

zaprasza się wyłącznie:

a).   osoby fizyczne nie prowadzące działalności gospodarczej;

b).   osoby prowadzące działalność gospodarczą, pod warunkiem wykonania przez nie zadań wynikających z zawartej umowy osobiście.

2. Oferent winien posiadać kwalifikacje, doświadczenie w prowadzeniu szkoleń/ warsztatów dla przedstawicieli JST i NGO. Warunek ten zostanie spełniony, jeżeli Oferent wykaże, że posiada:

  1. ) Kwalifikacje:

-    min. 2 letnie doświadczenie zawodowe lub ukończone studia wyższe lub studia podyplomowe lub szkolenia lub kursy:

związane z wdrażaniem standardów w zakresie tworzenia polityk publicznych, realizacji zadań publicznych, tworzenia warunków do społecznej aktywności w zakresie współpracy samorządu z organizacjami pozarządowymi, potwierdzone referencjami lub dyplomem lub świadectwem lub zaświadczeniem;

-    znajomość Modelu współpracy administracji publicznej i organizacji pozarządowych (dostępny na stronie Internetowej Departamentu Pożytku Publicznego www.pokl541.pozytek.gov.pl);

 

     2. ) Doświadczenie:

-   wykonanie co najmniej 3 zamówień na usługi szkoleniowe z zakresu objętego niniejszym zaproszeniem (dotyczy każdej części zamówienia, na którą Oferent przedkłada ofertę) potwierdzone referencjami, iż w/w usługi przeprowadzone zostały należycie;

-   przeprowadzenie co najmniej 48 godz. zajęć z zakresu objętego niniejszym zaproszeniem (dotyczy każdej części zamówienia, na którą Oferent przedkłada ofertę)

Do ofert należy dołączyć CV (załącznik nr 2), wykaz zrealizowanych usług (załącznik nr 6), w których wykaże, iż spełnia powyższe warunki.

3.  Z udziału w zamówieniu wykluczone są:

a) osoby zatrudnione w instytucjach uczestniczących w realizacji POKL w sytuacji, gdy występuje konflikt interesów o którym mowa w Zasadach Finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Podrozdział 2.1.1.3.) obowiązujących od dnia 01.01.2013r. W celu potwierdzenia braku konfliktów interesów, o których mowa powyżej, potencjalny Wykonawca dołącza do oferty oświadczenie o braku występowania ww. powiązań (zał. nr 5)

b) podmioty/osoby, które powiązane są z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru  wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez:

  • uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
  • posiadanie udziałów lub co najmniej 10 % akcji;
  • pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
  • pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

W celu potwierdzenia braku powiązań kapitałowych lub osobowych, o których mowa powyżej, potencjalny Wykonawca dołącza do oferty oświadczenie o braku postępowania ww. powiązań (załącznik nr 7).

 

IV. Informacje ogólne
  1. Dopuszcza się składanie ofert częściowych na jedną lub więcej części zamówienia.
    2. W ofercie należy zaznaczyć, której części dotyczy oferta.
    3. Nie dopuszcza się podwykonawstwa przy realizacji usług będących przedmiotem niniejszego postępowania.
    4. Zleceniobiorca zobowiązuje się do tego, iż jego łączne zaangażowanie w realizację zadań w ramach niż więcej niż jednego projektu w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia (NSRO) w miesiącu wykonywania czynności objętych umową nie przekroczy 240 godzin miesięcznie.
    5. Zleceniobiorca zobowiązuje się do prowadzenia ewidencji godzin i zadań realizowanych w ramach wszystkich projektów NSRO, w które jest zaangażowany. Ewidencja ma charakter „kart czasu pracy”, z której wynika, jakie zadania w ramach jakiej umowy i w jakich godzinach Zleceniobiorca wykonuje każdego dnia i jest zgodna z obowiązującymi „Zasadami finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki”.
    6. Zleceniobiorca zobowiązuje się przekazać Zleceniodawcy ww. ewidencję godzin w okresie realizacji zadań w ramach niniejszej umowy po zakończeniu miesiąca kalendarzowego w którym wykonywane były czynności objęte zawartą umową.
    7. Z Oferentem, który przedłożył najatrakcyjniejszą ofertę na daną część, Zamawiający może przeprowadzić negocjacje związane z realizacją zamówienia, w tym negocjacje cenowe.
    8. W przypadku, gdy pomimo negocjacji strony nie doprowadzą do zawarcia umowy, zamówienie może zostać powierzone (po uprzednich negocjacjach) Oferentowi, który złożył kolejną pod względem punktowym ofertę.
    9. Osobą uprawnioną do bezpośredniego kontaktowania się z Oferentami jest Marzena Cichosz – Koordynator Projektu tel. /82/ 564 98 70, email: marzena.cichosz@fil.lublin.pl.
         10. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyn takiej decyzji.
          11. Oferent związany jest ofertą przez okres 30 dni liczonych od upływu terminu składania ofert.

 

V. Istotne postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści umowy:

  1. Wynagrodzenie za wykonywanie przedmiotu niniejszego zapytania płatne będzie po przeprowadzeniu kolejnej edycji warsztatów, przelewem na wskazany przez Zleceniobiorcę rachunek bankowy, na podstawie przedstawionego Zleceniodawcy rachunku, w terminie 30 dni od dnia doręczenia rachunku, pod warunkiem przekazania Zleceniodawcy ewidencji godzin pracy o której mowa w pkt. IV p.pkt. 5 - 6, nie wcześniej jednak, niż po ostatecznym sprawdzeniu przez Zleceniodawcę poprawności wykonania przez Zleceniobiorcę przedmiotu umowy.
  2. Zleceniodawca, będący realizatorem projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej, zastrzega sobie, że terminowe wypłacenie należności jest uzależnione od posiadania środków finansowych przekazywanych na realizację projektu przez Instytucję Pośredniczącą II stopnia.
  3. Zleceniobiorca nie może żądać odszkodowania lub odsetek z powodu opóźnienia Zleceniodawcy w zapłacie wynagrodzenia wskazanego w ust 1 w przypadku, gdy to opóźnienie wynika z nieprzekazania na ten cel środków finansowych przez  Instytucję Pośredniczącą II stopnia.
  4. W związku z realizacją zleconych czynności, w celu ich prawidłowego wykonania Zleceniobiorca uzyskuje dostęp do danych osobowych administrowanych przez Zleceniodawcę. Zakres dostępu do danych określony jest w upoważnieniu do przetwarzania danych osobowych wystawionym przez Zleceniodawcę.
  5. Zleceniobiorca zobowiązany jest do realizacji zleconych czynności z zachowaniem należytej staranności oraz zachowania, zarówno w trakcie trwania niniejszej umowy, jak również po jej zakończeniu, tajemnicy wobec osób trzecich, na temat wszystkich danych i informacji uzyskanych w trakcie realizacji niniejszej umowy, zgodnie ze złożonym oświadczeniem.
  6. Zleceniobiorca jest zobowiązany do właściwego zabezpieczenia pozyskanych informacji i danych, jak również ich wykorzystywania wyłącznie w celach związanych z realizacją umowy.
  7. Zleceniobiorca ponosi odpowiedzialność z tytułu przetwarzania danych osobowych zgodnie z przepisami Ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. 2002, Nr 101, poz. 926 ze zm.) i Rozporządzenia MSWiA z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. 2004, Nr 100, poz. 1024),  a także stosowania niezbędnych wymogów w celu ochrony przedmiotowych danych przed niepowołanym dostępem, nieuzasadnioną modyfikacją lub zniszczeniem, nielegalnym ujawnieniem lub pozyskaniem, w stopniu odpowiednim do obowiązków związanych z przetwarzaniem danych. Ujawnianie pozyskanych informacji i danych jest dopuszczalne jedynie w przypadku, gdy taki obowiązek wynika z przepisów prawa lub jeśli Zleceniobiorca uzyska pisemną zgodę Zleceniodawcy na ich ujawnienie.

 

VI. Opis sposobu przygotowania oferty

  1. Ofertę należy napisać w języku polskim na maszynie, komputerze lub czytelnym pismem ręcznym zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszego zaproszenia. Oferty nieczytelne zostaną odrzucone.
  2. Wszystkie strony oferty powinny być ponumerowane i podpisane przez upełnomocnionego przedstawiciela Oferenta. Wszystkie miejsca, w których Oferent naniósł zmiany powinny być parafowane przez osobę podpisującą ofertę.
  3. Oferta wraz ze wszystkimi załącznikami powinna być trwale spięta.
  4. Oferta powinna zawierać:
    1. Formularz oferty cenowej (wzór - załącznik nr 1);
    2. CV wykładowcy (wzór - załącznik nr 2);
    3. Deklaracja uczestnictwa w projekcie (wzór - załącznik nr 3)
    4. Oświadczenie o zatrudnieniu w innych projektach PO KL (wzór – załącznik nr 4)
    5. Oświadczenie o zatrudnieniu w instytucji realizującej PO KL (wzór – załącznik nr 5)
    6. Wykaz usług szkoleniowych zrealizowanych przez Oferenta, (wzór - załącznik nr6) (dotyczy każdej części zamówienia, na którą Oferent przedkłada ofertę)
    7. Oświadczenie o braku występowania powiązań kapitałowych/osobowych (wzór - załącznik nr 7);
    8. Ofertę należy umieścić w zamkniętej na trwale kopercie opatrzonej napisem Oferta – dotyczy  cz. ………..Warsztaty realizowane w ramach projektu „Wspólnie działamy. Poprawa współpracy samorządów z organizacjami pozarządowymi w celu podniesienia jakości życia mieszkańców wspólnot samorządowych” wraz z danymi Oferenta.

 

VII. Opis sposobu obliczania ceny

  1. Pod pojęciem ceny Zamawiający rozumie kwotę wynagrodzenia brutto za jedną godzinę przeprowadzonych warsztów wraz z narzutami na wynagrodzenia, stanowiącymi koszt pracodawcy, a dla podatnika VAT – kwotę zawierającą podatek VAT.
  2. Cena musi być podana w złotych polskich, do drugiego miejsca po przecinku, cyfrowo i słownie. W razie rozbieżności między zapisem cyfrowym i słownym decyduje zapis słowny.
  3. Cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia należy przedstawić w Formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

 

VIII. Kryteria oceny ofert

Przy wyborze oferty Zamawiający kierował się będzie następującymi kryteriami:

1. Oferowana łączna cena za wykonanie usługi – 60%

Najwyższą liczbę punktów – 60 otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę za wykonanie niniejszego   zamówienia, a każda następna według poniższego wzoru:

 

Cena brutto oferty najniższej

Cena = ----------------------------------------------------------------- x 100 pkt x 60% (max.60pkt.)

Cena brutto oferty ocenianej

 

2. Doświadczenie Oferenta związane z przeprowadzeniem szkoleń/ warsztatów z zakresu wdrażania standardów w zakresie tworzenia polityk publicznych, realizacji zadań publicznych, tworzenia warunków do społecznej aktywności dot. współpracy samorządu z organizacjami pozarządowymi – 30% (max.30pkt.)

Ocena ofert w kryterium doświadczenie Oferenta będzie odbywać się w skali punktowej na podstawie informacji podanych przez Wykonawcę w ofercie, według liczby przeprowadzonych godzin szkoleń/ warsztatów z zakresu wdrażania standardów w zakresie tworzenia polityk publicznych, realizacji zadań publicznych, tworzenia warunków do społecznej aktywności dot. współpracy samorządu z organizacjami pozarządowymi.

Punkty:

min. 48 godzin – 5 pkt.

od 49 do 100 godzin – 10 pkt.

od 101 do 200 godzin -  20 pkt.

powyżej 200 godzin     - 30 pkt.

 

3. Kwalifikacje Oferenta - ukończone szkolenie trenerskie z zakresu Modelu Współpracy Międzysektorowej  - wpis na Liście trenerów SPLOT znajdującej się na stronie www.pokl541.pozytek.gov.pl – 10% (10 pkt.)

Oceny ofert w kryterium kwalifikacje Oferenta, Zamawiający dokona na podstawie przedłożonych dokumentów potwierdzających ukończenie szkolenia oraz weryfikacji Listy trenerów SPLOT.

 

IX. Termin i miejsce składania ofert

Ofertę należy złożyć w siedzibie Oddziału Fundacji Inicjatyw Lokalnych w Chełmie, przy ul.Obłońskiej 20, 22-100 Chełm, do dnia 15.04.2014 r. do godz.  1600 osobiście lub za pośrednictwem poczty (decyduje data wpływu).

 

X. Termin i miejsce otwarcia ofert

Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Oddziału Fundacji Inicjatyw Lokalnych w Chełmie, przy ul.Obłońskiej 20, w dniu 16.04.2014 r. o godz. 815.