Fundacja
Inicjatyw
Lokalnych

Szkolenia, projekty, doradztwo,
biznesplany, strategie

Ogólne
Zapytanie ofertowe na "Przeprowadzenie diagnozy jakości współpracy JST z NGO
2014-02-20

Kody CPV:  79311000-7   Usługi w zakresie ankiet

79311100-8 Usługi układania ankiet

79311200-9 Usługi przeprowadzania badań ankietowych

79311300-0 Usługi analizy ankiet

 

Zamówienie związane jest z realizacją projektu „Wspólnie działamy. Poprawa współpracy samorządów z organizacjami pozarządowymi w celu podniesienia jakości życia mieszkańców wspólnot samorządowych” realizowanego w ramach Priorytetu V Dobre rządzenie 5.4. Rozwój potencjału trzeciego sektora 5.4.2. Rozwój dialogu obywatelskiego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013,  współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

I. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 

Przeprowadzenie diagnozy jakości współpracy jednostek samorządu terytorialnego z organizacjami pozarządowymi z terenu województwa lubelskiego, biorących udział w projekcie.

1. Diagnoza powinna zostać przeprowadzona w oparciu o Niezbędnik do oceny jakości współpracy samorządu z organizacjami pozarządowymi wypracowany w ramach projektu „Model współpracy administracji publicznej i organizacji pozarządowych – wypracowanie i upowszechnianie standardów współpracy”  dostępny na stronie Internetowej Departamentu Pożytku Publicznego www.pokl541.pozytek.gov.pl

2. Diagnoza powinna zostać przeprowadzona w postaci indeksacji jakości współpracy w celu:

 - określenia stanu współpracy JST z NGO;

 - określenia obecnie stosowanych przez JST form i narzędzi współpracy;

 - opracowanie raportu z przeprowadzonej diagnozy oraz wyznaczenia ścieżki udziału w projekcie dla JST oraz NGO;

3. Liczba przeprowadzonych diagnoz: min 25, w tym max. 16 godzin zegarowych/ jednostkę   samorządu terytorialnego biorącą udział w projekcie;

4. Łączna liczba godzin przeprowadzonej diagnozy: 400 godz.;

5. Dopuszcza się składanie ofert częściowych na jedną lub więcej części z zastrzeżeniem, iż:

     1) I  część, przeprowadzenie 192 godz. diagnozy jakości współpracy min. 12 jednostek      samorządu terytorialnego z organizacjami pozarządowymi z terenu województwa lubelskiego, biorących udział w projekcie.

     2) II  część, przeprowadzenie 208 godz. diagnozy jakości współpracy min. 13 jednostek samorządu terytorialnego z organizacjami pozarządowymi z terenu województwa lubelskiego, biorących udział w projekcie.

6. W ofercie należy zaznaczyć, której części dotyczy oferta.

7. Zamawiający dopuszcza zawarcie umowy zlecenia z dwoma Oferentami w zakresie części I i II.

8. Przewidywany termin realizacji zamówienia: marzec – październik 2014r. (szczegółowy Harmonogram świadczenia usług zostanie ustalony indywidualnie z wybranymi Oferentami).

9. Termin przekazania raportów będących wynikiem przeprowadzenia diagnozy: 7 dni kalendarzowych od przeprowadzenia diagnozy.

10. Miejsce realizacji zamówienia: województwo lubelskie - siedziba JST biorącej udział w projekcie.

11. Odbiorcy usługi: JST oraz NGO z terenu województwa lubelskiego.

12. Zamawiający nie pokrywa kosztów dojazdu, zakwaterowania i wyżywienia realizujących zamówienie.

13. Na 7 dni kalendarzowych przed planowanym rozpoczęciem realizacji zamówienia Oferent, któremu udzielone zostanie Zamówienie, przekaże zamawiającemu komplet materiałów – narzędzi do przeprowadzenia diagnozy(w wersji elektronicznej) w celu zatwierdzenia przez Koordynatora projektu.

14. Oferent zobowiązany jest do zamieszczenia na materiałach logotypów Unii Europejskiej i POKL oraz informacji o współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej w ramach EFS – oznakowania zgodnie z obowiązującymi Wytycznymi.

 

II. Warunki udziału w postępowaniu:

W postępowaniu mogą uczestniczyć Oferenci, którzy łącznie spełniają niżej wymienione warunki:

1. Z uwagi na zapisy we wniosku o dofinansowanie projektu, do udziału w niniejszej procedurze

zaprasza się wyłącznie:

      a) osoby fizyczne nie prowadzące działalności gospodarczej;

      b) osoby prowadzące działalność gospodarczą, pod warunkiem wykonania przez nie zadań wynikających z zawartej umowy osobiście.

2. Oferent winien posiadać kwalifikacje, doświadczenie w prowadzeniu diagnozy/ doradztwa dla przedstawicieli JST i NGO. Warunek ten zostanie spełniony, jeżeli Oferent wykaże, że posiada:

     1) Kwalifikacje:

-    ukończone studia wyższe potwierdzone kserokopią dyplomu poświadczoną osobiście za zgodność z oryginałem;

-    min. 2 letnie doświadczenie zawodowe lub ukończone studia wyższe lub studia podyplomowe lub szkolenia lub kursy:

związane zakresem z funkcjonowaniem samorządu terytorialnego, analiz statystycznych, metod i sposobów przeprowadzania aktywizacji i współpracy samorządu z organizacjami pozarządowymi, potwierdzone referencjami lub dyplomem lub świadectwem lub zaświadczeniem;

-    znajomość Niezbędnika do oceny jakości współpracy samorządu z organizacjami pozarządowymi;

-    znajomość ustaw o samorządzie terytorialnym, pożytku publicznym i wolontariacie – jako podstawie prawnej współpracy;

     2) Doświadczenie:

-   wykonanie co najmniej 1 zamówienia dot. przeprowadzenia diagnozy/ doradztwa w zakresie współpracy JST z NGO;

-   przeprowadzenie co najmniej 50 godz. diagnozy/ doradztwa z zakresu współpracy JST z NGO;

Do ofert należy dołączyć CV (załącznik nr 2), wykaz zrealizowanych usług (załącznik nr 6), w których wykaże, iż spełnia powyższe warunki.

 

3. Z udziału w zamówieniu wykluczone są:

     a) osoby zatrudnione w instytucjach uczestniczących w realizacji POKL w sytuacji, gdy występuje konflikt interesów o którym mowa w Zasadach Finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Podrozdział 2.1.1.3.) obowiązujących od dnia 01.01.2013r. W celu potwierdzenia braku konfliktów interesów, o których mowa powyżej, potencjalny Wykonawca dołącza do oferty oświadczenie o braku występowania ww. powiązań (zał. nr 5)

    b) podmioty/osoby, które powiązane są z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru  wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez:

         - uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

         - posiadanie udziałów lub co najmniej 10 % akcji;

         - pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

         - pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

W celu potwierdzenia braku powiązań kapitałowych lub osobowych, o których mowa powyżej, potencjalny Wykonawca dołącza do oferty oświadczenie o braku postępowania ww. powiązań (załącznik nr 7).

 

III. Informacje ogólne

1. Każdy z Oferentów może złożyć jedną ofertę na każdą z części.

2. Dopuszcza się składania ofert częściowych.

3. Nie dopuszcza się podwykonawstwa przy realizacji usług będących przedmiotem niniejszego postępowania.

4. Zleceniobiorca zobowiązuje się do tego, iż jego łączne zaangażowanie w realizację zadań w ramach niż więcej niż jednego projektu w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia (NSRO) w miesiącu wykonywania czynności objętych umową nie przekroczy 240 godzin miesięcznie.

5. Zleceniobiorca zobowiązuje się do prowadzenia ewidencji godzin i zadań realizowanych w ramach wszystkich projektów NSRO, w które jest zaangażowany. Ewidencja ma charakter „kart czasu pracy”, z której wynika, jakie zadania w ramach jakiej umowy i w jakich godzinach Zleceniobiorca wykonuje każdego dnia i jest zgodna z obowiązującymi „Zasadami finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki”.

6. Zleceniobiorca zobowiązuje się przekazać Zleceniodawcy ww. ewidencję godzin w okresie realizacji zadań w ramach niniejszej umowy po zakończeniu miesiąca kalendarzowego w którym wykonywane były czynności objęte zawartą umową.

7. Z Oferentem, który przedłożył najatrakcyjniejszą ofertę, Zamawiający może przeprowadzić negocjacje związane z realizacją zamówienia, w tym negocjacje cenowe.

8. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się zwiększenie zakresu zamówienia w kwestii ilości przeprowadzonych diagnoz z zastrzeżeniem zachowania łącznej liczby godzin zaplanowanych na przeprowadzenie diagnoz (zg. z pkt. I p.pkt. 4).

9. W przypadku, gdy pomimo negocjacji strony nie doprowadzą do zawarcia umowy, zamówienie może zostać powierzone (po uprzednich negocjacjach) Oferentowi, który złożył kolejną pod względem punktowym ofertę.

10. Osobą uprawnioną do bezpośredniego kontaktowania się z Oferentami jest Marzena Cichosz – Koordynator Projektu tel. /82/ 564 98 70, email: marzena.cichosz@fil.lublin.pl.

11. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyn takiej decyzji.

12. Oferent związany jest ofertą przez okres 30 dni liczonych od upływu terminu składania ofert.

 

IV. Istotne postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści umowy:

1. Wynagrodzenie za wykonywanie przedmiotu niniejszej umowy rozliczane będzie w systemie miesięcznym na podstawie faktycznie zrealizowanych i udokumentowanych godz. diagnoz. Wynagrodzenie za wykonywanie przedmiotu niniejszej umowy płatne będzie przelewem na wskazany przez Zleceniobiorcę rachunek bankowy, na podstawie przedstawionego Zleceniodawcy rachunku, w terminie 30 dni od dnia doręczenia rachunku, pod warunkiem przekazania Zleceniodawcy ewidencji godzin pracy o której mowa w pkt. III p.pkt. 5 - 6, nie wcześniej jednak, niż po ostatecznym sprawdzeniu przez Zleceniodawcę poprawności wykonania przez Zleceniobiorcę przedmiotu umowy.

2. Przekroczenie liczby godzin wskazanej w pkt. III p.pkt. 4 skutkuje nie wypłaceniem Zleceniobiorcy wynagrodzenia za godziny przekraczające limit godzin zaangażowania wskazany w pkt. III p.pkt. 4.

3. Zleceniodawca, będący realizatorem projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej, zastrzega sobie, że terminowe wypłacenie należności jest uzależnione od posiadania środków finansowych przekazywanych na realizację projektu przez Instytucję Pośredniczącą II stopnia.

4. Zleceniobiorca nie może żądać odszkodowania lub odsetek z powodu opóźnienia Zleceniodawcy w zapłacie wynagrodzenia wskazanego w ust 1 w przypadku, gdy to opóźnienie wynika z nieprzekazania na ten cel środków finansowych przez  Instytucję Pośredniczącą II stopnia.

5. W związku z realizacją zleconych czynności, w celu ich prawidłowego wykonania Zleceniobiorca uzyskuje dostęp do danych osobowych administrowanych przez Zleceniodawcę. Zakres dostępu do danych określony jest w upoważnieniu do przetwarzania danych osobowych wystawionym przez Zleceniodawcę.

6. Zleceniobiorca zobowiązany jest do realizacji zleconych czynności z zachowaniem należytej staranności oraz zachowania, zarówno w trakcie trwania niniejszej umowy, jak również po jej zakończeniu, tajemnicy wobec osób trzecich, na temat wszystkich danych i informacji uzyskanych w trakcie realizacji niniejszej umowy, zgodnie ze złożonym oświadczeniem.

7. Zleceniobiorca jest zobowiązany do właściwego zabezpieczenia pozyskanych informacji i danych, jak również ich wykorzystywania wyłącznie w celach związanych z realizacją umowy.

8. Zleceniobiorca ponosi odpowiedzialność z tytułu przetwarzania danych osobowych zgodnie z przepisami Ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. 2002, Nr 101, poz. 926 ze zm.) i Rozporządzenia MSWiA z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. 2004, Nr 100, poz. 1024),  a także stosowania niezbędnych wymogów w celu ochrony przedmiotowych danych przed niepowołanym dostępem, nieuzasadnioną modyfikacją lub zniszczeniem, nielegalnym ujawnieniem lub pozyskaniem, w stopniu odpowiednim do obowiązków związanych z przetwarzaniem danych. Ujawnianie pozyskanych informacji i danych jest dopuszczalne jedynie w przypadku, gdy taki obowiązek wynika z przepisów prawa lub jeśli Zleceniobiorca uzyska pisemną zgodę Zleceniodawcy na ich ujawnienie.

 

V. Opis sposobu przygotowania oferty

1. Ofertę należy napisać w języku polskim na maszynie, komputerze lub czytelnym pismem ręcznym zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszego zaproszenia. Oferty nieczytelne zostaną odrzucone.

2. Wszystkie strony oferty powinny być ponumerowane i podpisane przez upełnomocnionego przedstawiciela Oferenta. Wszystkie miejsca, w których Oferent naniósł zmiany powinny być parafowane przez osobę podpisującą ofertę.

3. Oferta wraz ze wszystkimi załącznikami powinna być trwale spięta.

4. Oferta powinna zawierać:

     1) Formularz oferty cenowej (wzór - załącznik nr 1);

     2) CV doradcy (wzór - załącznik nr 2);

     3) Deklaracja uczestnictwa w projekcie (wzór - załącznik nr 3)

     4) Oświadczenie o zatrudnieniu w innych projektach PO KL (wzór – załącznik nr 4)

     5) Oświadczenie o zatrudnieniu w instytucji realizującej PO KL (wzór – załącznik nr 5)

     6) Wykaz diagnoz/ doradztwa zrealizowanych przez Oferenta, (wzór - załącznik nr6)

      7) Oświadczenie o braku występowania powiązań kapitałowych/osobowych (wzór - załącznik nr 7);

5. Ofertę należy umieścić w zamkniętej na trwale kopercie opatrzonej napisem „Oferta - Diagnoza jakości współpracy jednostek samorządu terytorialnego z organizacjami pozarządowymi” - w ramach realizacji projektu „Wspólnie działamy. Poprawa współpracy samorządów z organizacjami pozarządowymi w celu podniesienia jakości życia mieszkańców wspólnot samorządowych wraz z danymi Oferenta.

 

VI. Opis sposobu obliczania ceny

1. Pod pojęciem ceny Zamawiający rozumie kwotę wynagrodzenia brutto za jedną godzinę przeprowadzonej diagnozy wraz z narzutami na wynagrodzenia, stanowiącymi koszt pracodawcy, a dla podatnika VAT – kwotę zawierającą podatek VAT.

2. Cena musi być podana w złotych polskich, do drugiego miejsca po przecinku, cyfrowo i słownie. W razie rozbieżności między zapisem cyfrowym i słownym decyduje zapis słowny.

3. Cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia należy przedstawić w Formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

 

VI. Kryteria oceny ofert

Przy wyborze oferty Zamawiający kierował się będzie następującymi kryteriami:

1. Oferowana łączna cena za wykonanie usługi – 70%

Najwyższą liczbę punktów – 70 otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę za wykonanie niniejszego   zamówienia, a każda następna według poniższego wzoru:

 

Cena brutto oferty najniższej

Cena = ----------------------------------------------------------------- x 100 pkt x 70%

Cena brutto oferty ocenianej

 

2. Doświadczenie Oferenta związane z przeprowadzeniem diagnozy/ doradztwa z zakresu współpracy JST z NGO – 30%

Ocena ofert w kryterium doświadczenie Oferenta będzie odbywać się w skali punktowej na podstawie informacji podanych przez Wykonawcę w ofercie, według liczby przeprowadzonych godzin diagnozy/ doradztwa z zakresu współpracy JST z NGO.

Punkty:

min. 50 godzin – 5 pkt.

od 51 do 100 godzin – 10 pkt.

od 101 do 200 godzin -  20 pkt.

powyżej 200 godzin     - 30 pkt.

W kryterium doświadczenie  Wykonawca może uzyskać maksymalnie 30 punktów.

 

-   Termin i miejsce składania ofert

Ofertę należy złożyć w siedzibie Oddziału Fundacji Inicjatyw Lokalnych w Chełmie, przy ul.Obłońskiej 20, 22-100 Chełm, do dnia 06.03.2014 r. do godz.  1000 osobiście lub za pośrednictwem poczty (decyduje data wpływu).

 

-   Termin i miejsce otwarcia ofert

Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Oddziału Fundacji Inicjatyw Lokalnych w Chełmie, przy ul.Obłońskiej 20, w dniu 06.03.2014 r. o godz. 1015.