Fundacja
Inicjatyw
Lokalnych

Szkolenia, projekty, doradztwo,
biznesplany, strategie

Ogólne
Zapytanie ofertowe - świadczenie usług w zakresie zakwaterowania, wyżywienia oraz wynajmu sali szkol
2014-03-20

 

Tryb udzielenia zamówienia

  1. Postępowanie prowadzone jest w formie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności, dotyczące zamówień udzielanych w ramach projektów finansowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty wynikającej z „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, w rozdziale dotyczącym konkurencyjności.
  2. Do postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, 984, 1047 i 1473).
  3. Zapytanie zostało zamieszczone również na stronie internetowej Zamawiającego www.fil.lublin.pl oraz w siedzibie Zamawiającego: ul. Obłońska 20, 22-100 Chełm.
  4. Zamawiający podpisze z wybranym Wykonawcą umowę na wykonanie usługi.

 

I. Przedmiot zamówienia:

Świadczenie usługi w zakresie zapewnienia zakwaterowania, przygotowania pełnego wyżywienia w tym organizacji przerw kawowych oraz wynajęcia sali szkoleniowej na organizację 3 cykli 2-dniowych szkoleń dla średnio 45 osób oraz 6 cykli 3-dniowych warsztatów dla średnio 60 osób na terenie Miasta Zamość.

 

II. Szczegółowe warunki zamówienia:

  1. W postępowaniu mogą wziąć udział Oferenci, posiadający hotel/pensjonat na terenie Miasta Zamościa o minimum średnim standardzie 3 gwiazdkowym według kategoryzacji obiektów hotelarskich (§ 2 ust. 2 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie /Dz. U z 2004 roku nr 188, poz. 1954/), spełniający jednocześnie niżej wymienione warunki:
a) dysponujący salą szkoleniową, w przypadku szkoleń mieszczącą min. 15 osób i w przypadku warsztatów mieszczącą min. 10 osób. Sala musi spełniać wymogi BHP i p.poż. Oferent  zapewni temperaturę wewnątrz pomieszczeń odpowiednią do panujących warunków atmosferycznych, nie niższą niż 21°C. Sala wyposażona w urządzenia multimedialne niezbędne do poprowadzenia wykładu/szkolenia (tj. rzutnik multimedialny, ekran, głośniki, tablica flipchart z papierem oraz pisakami, Internet bezprzewodowy), z wydzielonym miejscem na organizowanie przerwy kawowej.
b) dysponujący odrębnym pomieszczeniem (w budynku, w którym zlokalizowane są sale szkoleniowe), w którym podany zostanie obiad i zorganizowana kolacja wspólna dla wszystkich uczestników 1 cyklu szkolenia/ warsztatów i personelu obsługowego.
c) dysponujący miejscami noclegowymi w pokojach jedno- i dwuosobowych dla śr. 15 uczestników szkoleń x 3 cykle/ śr. 10 uczestników warsztatów x 6 cykli + max 2 opiekunów (podczas każdego cyklu szkolenia/ warsztatów) - z pełnym węzłem sanitarnym (WC, kabina prysznicowa/wanna, umywalka), przy założeniu, że jednocześnie z noclegów może korzystać śr. 15 osób podczas szkolenia/ śr. 10 osób podczas warsztatów +  max 2 opiekunów. Pokoje muszą spełniać wymogi BHP i P.poż. Oferent zapewni temperaturę wewnątrz pomieszczeń odpowiednią do panujących warunków atmosferycznych, nie niższą niż 21°;.
d) zapewniający usługi cateringowe z wykorzystaniem zastawy stołowej

 

  1. Okres obowiązywania umowy: od dnia zawarcia (planowany: kwiecień 2014r.) do 31 marca 2015r.
  1. Szczegółowe kryteria:

A. Kryteria jakie powinna spełniać sala szkoleniowa do zajęć teoretycznych na szkolenia
i warsztaty:

  • zapewnienie realizacji 192 godzin szkolenia podczas:

3 cykli szkoleń 2 dniowych o łącznym wymiarze 48 godzin szkoleniowych dla średnio 45 osób ( 1 cykl szkolenia: 2 dni - 16h dla średnio 15 osób), oraz 6 cykli warsztatów 3 dniowych o łącznym wymiarze 144 godzin szkoleniowych dla średnio 60 osób (1 cykl warsztatów: 3 dni - 24h dla średnio 10 osób),

  • okres realizacji zamówienia: kwiecień 2014r. marzec 2015r. w terminach wskazanych przez Zamawiającego.
  • zajęcia odbywać się będą:

-  w przypadku szkoleń – w ciągu 2 następujących po sobie dniach szkoleniowych po max. 8 godzin dziennie, w grupie średnio 15 osobowej ( 15 uczestników + os. prowadząca), z uwzględnieniem niezbędnych przerw podczas szkoleń;

-  w przypadku warsztatów - w ciągu 3 następujących po sobie dniach szkoleniowych po max. 8 godzin dziennie w grupie średnio 10 osobowej (10 uczestników + os. prowadząca) z uwzględnieniem niezbędnych przerw podczas warsztatów,

  • zajęcia mogą odbywać się od poniedziałku do piątku w godzinach przedpołudniowych i/lub popołudniowych.
  • sala szkoleniowa przystosowana do prowadzenia zajęć w grupach min. 15 osobowych
(15 uczestników + os. prowadząca) podczas szkolenia i min. 10 osobowych (10 uczestników + os. prowadząca) podczas warsztatów,
  • dostępność sali w najbliższym planowanym terminie szkolenia tj.  kwiecień 2014r.;
  • dostępność sali na 15 minut przed i po szkoleniu/warsztatach w celu rozłożenia
    i złożenia niezbędnego sprzętu szkoleniowego przez Wykładowcę ( laptop, teczki);
  • sala powinna być odpowiednio wyposażona tzn.: posiadać min. 16 miejsc siedzących
    i 16 stolików dla uczestników szkolenia (15 słuchaczy i 1 wykładowca) oraz min. 11 miejsc siedzących i  11 stolików dla uczestników warsztatów (10 uczestników, 1 wykładowca);
  • rzutnik i ekran do prezentacji multimedialnych, głośniki, tablicę typu flip-chart/ścieralna wraz z wyposażeniem (papier, pisaki), Internet bezprzewodowy;
  • dostęp do sieci energetycznej zapewniającej podłączenie laptopa;
  • stolik na sprzęt multimedialny, przedłużacz itp.;
  • posiadać okna i możliwość ich zasłaniania;
  • sala klimatyzowana;
  • sala autonomiczna nie znajdująca się w suterenie, piwnicy itp.;
  • dostateczne oświetlenie;
  • toaleta usytuowana w niewielkiej odległości od sali szkoleniowej;
  • stolik na zapewnienie przerw kawowych;
  • zapewnienie sali zastępczej o nie niższym standardzie niż wymieniony w przedmiocie zamówienia – w przypadku nie możliwości korzystania z wybranej sali szkoleniowej
    z przyczyn losowych;
  • przygotowanie i dostarczenie usługi przerw kawowych dla uczestników szkolenia/warsztatów w czasie i miejscu realizacji szkoleń/warsztatów.

B. Kryteria jakie powinny spełniać usługi związane z zapewnieniem zakwaterowania,  pełnym wyżywieniem oraz przerwą kawową:

  • zapewnienie 165 noclegów ze śniadaniem (w formie stołu szwedzkiego) w pokojach jedno- i dwu- osobowych wyposażonych w łazienkę, toaletę, z dostępem do Internetu i TV (w przypadku braku możliwości podzielenia uczestników pomiędzy pokoje dwuosobowe, np. z powodu nierównego podziału wg płci, wykonawca zapewni pokoje jednoosobowe), w tym:

- 3 cykle szkoleniowe 2 – dniowe ( dla średnio 45 uczestników): przy założeniu że jednocześnie z noclegów może korzystać śr. 15 uczestników

- 6 cykli warsztatów 3 – dniowych (dla średnio 60 osób): przy założeniu że jednocześnie z noclegów może korzystać śr. 10 uczestników.

Wykonawca zabezpieczy podczas realizacji każdego cyklu szkoleń/ warsztatów 1 pokój max. 2 osobowy ze śniadaniem dla obsługi szkolenia, z zastrzeżeniem, iż opłata za noclegi ze śniadaniem nie stanowi przedmiotu zamówienia.

  • zapewnienia obiadu i kolacji:

- podczas szkoleń (3 cykle x 2 dni x śr.15 uczestników): 90 szt. obiadów oraz po 1 uroczystej kolacji dla każdej z 3 grup szkoleniowych;

- podczas warsztatów (6 cykli x 3 dni x śr.10 uczestników): 180 sztuk obiadów oraz po 2 kolacje dla każdej z 6 grup szkoleniowych w tym po 1 kolacji uroczystej.

Wykonawca zabezpieczy podczas realizacji każdego cyklu szkoleń/ warsztatów, obiad dla trenera + max. 2 osób z obsługi szkolenia oraz posiłek w trakcie kolacji dla  max. 2 osób z obsługi szkolenia, z zastrzeżeniem, iż opłata za ww. wyżywienie nie stanowi przedmiotu zamówienia.

  • zamawiający przekaże Wykonawcy szczegółowy harmonogram planowanych noclegów i posiłków, z uwzględnieniem terminu i liczby noclegów, na co najmniej 7 dni przed planowanym rozpoczęciem szkolenia/warsztatów.
  • okres realizacji zamówienia: kwiecień 2014r. marzec 2015r. w terminach wskazanych przez Zamawiającego,
  • zapewnienie co najmniej 3 możliwych wariantów menu, w jednakowej cenie, których wybór będzie możliwy podczas realizacji usługi tj:
a) przerwy kawowej bez ograniczeń podczas szkolenia/warsztatów, w tym:
  • kawa (rozpuszczalna, parzona), śmietanka do kawy, herbata, cytryna woda (gazowana i niegazowana), soki, cukier,
  • szklanki do napojów zimnych, filiżanki do kawy/herbaty, łyżeczki, serwetki jednorazowe,
  • serwis kawowy dostępny od pierwszej godziny szkoleniowej w sposób ciągły w określonych godzinach szkoleniowych,
  • 3 rodzaje ciast domowych;
  • wykonawca zapewnia serwis sprzątający po każdej zakończonej przerwie kawowej,
b) śniadanie, w formie szwedzkiego stołu w tym m.in.:
  • nabiał;
  • wędliny;
  • pieczywo;
  • napoje zimne i gorące bez ograniczeń
c) obiad, w tym:
  • zupa, pieczywo do zupy;
  • drugie danie, każdorazowo zawierające potrawę mięsną lub rybną, surówkę, lub warzywa gotowane oraz do wyboru ziemniaki,  makarony, kasze;
  • deser – np. ciasto, owoce.
d) uroczysta kolacja, w tym:
  • minimum 2 dania gorące;
  • półmiski wędlin, sery;
  • pieczywo;
  • 3 rodzaje sałatek
  • inne przekąski
  • napoje zimne i gorące bez ograniczeń.

 

  • posiłki powinny być wysokiej jakości zarówno co do wartości odżywczej, gramatury jak i estetyki.
  • zajęcia będą odbywać się zgodnie z harmonogramem szkolenia:

 

Pierwszy dzień szkolenia

Drugi dzień szkolenia

9.00 - 10.00 - Zakwaterowanie Uczestników

10.00 - 11.30 – Szkolenie sesja 1

11.30 – 11.40 – Przerwa kawowa

11.40 – 13.10 – Szkolenie Sesja 2

13.10 – 13.40 – Obiad

13.40 – 15.10 – Szkolenie Sesja 3

15.10 – 15.20 – Przerwa kawowa

15.20 – 16.50 – Szkolenie Sesja 4

od 19.00 – Uroczysta Kolacja

9.00 - 10.00 - Śniadanie

10.00 - 11.30 – Szkolenie Sesja 1

11.30 – 11.40 – Przerwa kawowa

11.40 – 13.10 – Szkolenie Sesja 2

13.10 – 13.40 – Obiad

13.40 – 15.10 – Szkolenie Sesja 3

15.10 – 15.20 – Przerwa kawowa

15.20 – 16.50 – Szkolenie Sesja 4

17.15 – Wykwaterowanie Uczestników

 

 

  • zajęcia będą odbywać się zgodnie z harmonogramem warsztatów:

 

Pierwszy dzień warsztatów

Drugi dzień warsztatów

Trzeci dzień warsztatów

9.00 - 10.00 - Zakwaterowanie Uczestników

10.00 - 11.30 – Warsztaty Sesja 1

11.30 – 11.40 – Przerwa kawowa

11.40 – 13.10 – Warsztaty Sesja 2

13.10 – 13.40 – Obiad

13.40 – 15.10 – Warsztaty Sesja 3

15.10 – 15.20 – Przerwa kawowa

15.20 – 16.50 – Warsztaty Sesja 4

 

od 19.00 - Kolacja

9.00 - 10.00 - Śniadanie

10.00 - 11.30 – Warsztaty Sesja 1

11.30 – 11.40 – Przerwa kawowa

11.40 – 13.10 – Warsztaty Sesja 2

13.10 – 13.40 – Obiad

13.40 – 15.10 – Warsztaty Sesja 3

15.10 – 15.20 – Przerwa kawowa

15.20 – 16.50 – Warsztaty Sesja 4

 

od 19.00 – Uroczysta Kolacja

9.00 - 10.00 - Śniadanie

10.00 - 11.30 – Warsztaty sesja 1

11.30 – 11.40 – Przerwa kawowa

11.40 – 13.10 – Warsztaty Sesja 2

13.10 – 13.40 – Obiad

13.40 – 15.10 – Warsztaty Sesja 3

15.10 – 15.20 – Przerwa kawowa

15.20 – 16.50 – Warsztaty Sesja 4

17.15 – Wykwaterowanie Uczestników

 

 

  • w przypadku zmiany ilości posiłków Zamawiający, osobiście lub pisemnie w formie mailowej, poinformuje Wykonawcę co najmniej 3 dni wcześniej przed planowanym przyjazdem;.
  • wykonawca otrzyma wynagrodzenie za faktycznie wykonane usługi związane
    z przygotowaniem posiłków,
  • okres realizacji zamówienia: kwiecień 2014 r. -  marzec 2015 r. - wg harmonogramu projektu;
  • zaplanowana ilość noclegów i posiłków może ulec zmianie,
  • Wykonawca otrzyma wynagrodzenie za faktycznie wykonane usługi hotelarskie i przygotowane posiłki.

Okres obowiązywania umowy: IV.2014 r. – III. 2015 r.

 

III. Warunki udziału w postępowaniu:
  1. Każdy z Oferentów może złożyć tylko jedną ofertę.
  1. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych.
  2. Nie dopuszcza się możliwości powierzenia przez Oferenta zamówienia podwykonawcom.
  3. Wykonawca nie może wycofać oferty i wprowadzać jakichkolwiek zmian w treści oferty po upływie terminu składania ofert
  4. Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem ofert.
  5. Przed podpisaniem umowy Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania wizji lokalnej w celu potwierdzenia spełniania warunków opisanych w punkcie 1 powyżej.
  6. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyn takiej decyzji.
  7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany ilości zamawianego asortymentu.
  8. W przypadku przekroczenia kwoty, jaką Fundacja Inicjatyw Lokalnych dysponuje na sfinansowanie zamówienia, dopuszcza się  negocjacji oferowanej ceny.
  9. W przypadku, gdy pomimo negocjacji strony nie doprowadzą do zawarcia umowy, zamówienie może zostać powierzone (po uprzednich negocjacjach) Oferentowi, który złożył kolejną pod względem punktowym ofertę.
  10. Osobą uprawnioną do bezpośredniego kontaktowania się z Oferentami jest Marzena Cichosz – Koordynator projektu, tel. 82 564 98 70; e-mail: marzena.cichosz@fil.lublin.pl
  11. Zamawiający nie może udzielić zamówienia podmiotom, które powiązane są z nim lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez:

a) uczestnictwo w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

b) posiadanie udziałów, lub co najmniej 10 % akcji;

c) pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

d) pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki  lub kurateli.

 

IV.Opis sposobu przygotowania oferty
  1. Ofertę należy napisać w języku polskim na maszynie, komputerze lub czytelnym pismem ręcznym zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszego zaproszenia. Oferty nieczytelne zostaną odrzucone.
  2. Wszystkie strony oferty, w tym strony wszystkich załączników, powinny być ponumerowane i podpisane przez upełnomocnionego przedstawiciela Oferenta. Wszystkie miejsca, w których Oferent naniósł zmiany powinny być parafowane przez osobę podpisującą ofertę.
  3. Jeżeli z dokumentów dołączonych do oferty nie wynika upoważnienie do podpisania oferty dla osoby występującej w imieniu Oferenta, istnieje bezwzględny wymóg dołączenia stosowanego pełnomocnictwa.
  4. Wszystkie kopie dokumentów powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do występowania w imieniu Oferenta.
  5. Oferta wraz ze wszystkimi załącznikami powinna być trwale spięta.
  6. Ofertę należy umieścić w zamkniętej na trwale kopercie opisanej w następujący sposób: dane Oferenta, nazwa i adres Zamawiającego, z adnotacją „Oferta na świadczenie usług w zakresie zapewnienia zakwaterowania, przygotowania wyżywienia i wynajęcia sali szkoleniowej na terenie miasta Zamość, dot. projektu „Wspólnie działamy. Poprawa współpracy samorządów z organizacjami pozarządowymi w celu podniesienia jakości życia mieszkańców wspólnot samorządowych”.

 

7. Do oferty należy dołączyć:
  1. ) Formularz oferty (wzór – załącznik nr 1).
  2. ) Potwierdzona za zgodność z oryginałem kserokopia aktualnego (wydanego nie wcześniej niż 6 m-cy przed terminem składania ofert) dokumentu dopuszczającego Oferenta do obrotu prawnego w zakresie objętym zamówieniem.
  3. ) Dokumenty winny być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do występowania w imieniu Oferenta. Jeżeli z dokumentów dołączonych do oferty nie wynika upoważnienie do podpisania oferty dla osoby występującej w imieniu Oferenta, istnieje bezwzględny wymóg dołączenia stosowanego pełnomocnictwa. Obowiązek ustanowienia pełnomocnika upoważnionego do reprezentowania w postępowaniu Oferentów istnieje również w przypadku Oferentów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcja, spółki cywilne). W przypadku braku ustanowienia pełnomocnika istnieje obowiązek podpisania oferty wraz z załącznikami przez wszystkich wspólników.
  4. ) Oświadczenie o braku występowania powiązań osobowych lub kapitałowych, (wzór - załącznik nr 2).

 

V. Kryteria oceny ofert
  1. Zamawiający dokona oceny i porównania ofert oraz wyboru oferty najkorzystniejszej w oparciu o następujące kryteria:

 

a) Cena jednostkowa całodziennego wyżywienia i noclegu  – 60%

 

Każda oferta zostanie oceniona i przyznane zostaną punkty wg wzoru:

 

                                         Cena minimalna

Liczba punktów = --------------------------------------------------- x 60

                                          Cena oferty badanej

 

 

 

b) Cena jednostkowa za godzinę wynajmu Sali szkoleniowej  – 40%

 

Każda oferta zostanie oceniona i przyznane zostaną punkty wg wzoru:

 

                                      Cena minimalna

Liczba punktów = --------------------------------------------------- x 40

                                        Cena oferty badanej

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów.

 

VI. Termin i miejsce składania ofert

Ofertę należy złożyć w siedzibie Oddziału  Fundacji Inicjatyw Lokalnych  w Chełmie, przy ul. Obłońskiej 20, 22-100 Chełm, do dnia 04.04.2014 roku do godz. 11.00 – osobiście lub za pośrednictwem poczty (decyduje data wpływu).

 

VII. Termin i miejsce otwarcia ofert

Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Oddziału  Fundacji Inicjatyw Lokalnych  w Chełmie, przy ul. Obłońska 20,  w dniu 04.04.2014 roku o godz. 11.15.

Załączniki:

  1. Formularz oferty. (załącznik nr 1)
  2. Wzór oświadczenia o braku występowania powiązań osobowych lub  kapitałowych.(załacznik nr 2)